Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Oulun yliopisto
Postiosoite: Oulun yliopisto, PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Käyntiosoite: Pentti Kaiteran katu 1, 90570 Oulu.
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Oulun yliopiston koulutuspalveluiden alainen UniMove toimii vastuuyksikkönä henkilötietojen käsittelyn osalta. Yhteystiedot ovat sports@oulu.fi. Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat dpo@oulu.fi.
3. Rekisterin nimi
UniMoven asiakastietorekisteri.
4. Mihin henkilötietojasi käytetään
- Palveluiden käyttöoikeuden todentaminen
- Asiakassuhteen hoito, analysointi ja kehittäminen
- Palveluiden tarjoaminen, toteuttaminen ja kehittäminen
- Analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset kuten palvelujen käyttöasteen seuraaminen
- Asiakas- ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta
- Muutoksista ja peruutuksista ilmoittaminen
- Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja –tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi
- Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen
Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteeseen perustuen liikuntapalvelun toteuttamiseksi. Asiakassuhteen hoitaminen edellyttää henkilötietojen antamista. Markkinointiviestinnän osalta henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.
5. Millaisia henkilötietoja sinusta keräämme?
Seuraavat henkilötiedot kerätään HAKA-kirjautumisen yhteydessä:
- etu- ja sukunimi
- korkeakoulutieto
- henkilön suhde korkeakouluun (opiskelija / henkilökunta)
Asiakkuuteen sekä palveluiden ja sisältöjen käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten:
- liikuntamaksun oston yhteydessä osoite ja puhelinnumero
- asiakkaan tekemät palveluiden varaukset, maksut, peruutukset ja osallistumistiedot, mahdolliset muut asiakkaan antamat tiedot asiakassuhteen hoitoa varten
- käyttöehtojen hyväksyminen (opt-in), markkinointilupa (opt-in)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään henkilöltä itseltään HAKA-kirjautumisen yhteydessä. Lisäksi tietoja kerätään palvelujen käytön yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa esimerkiksi kyselyihin.
7. Miten käytämme evästeitä
Käytämme evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”) palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen. Käytämme evästeitä myös sisällön yksilöimiseen ja mainonnan kohdistamiseen. Evästeiden avulla voimme muun muassa tarjota paremmin ajantasaisia ja yksilöllisiä palveluja näyttämällä käyttäjän kiinnostuksen kohteisiin perustuvaa sisältöä. Niiden avulla myös mahdollistetaan esimerkiksi sisäänkirjautuminen ja todennus, henkilökohtaisten asetuksien ja määrityksien tallentaminen sekä sivustojemme toiminnan analysointi. Käyttäessäsi verkkopalveluitamme ne keräävät esimerkiksi seuraavia tietoja: IP-osoitteen, mitä linkkejä käytät, mitä mainoksia tai muita sisältöjä olet katsonut, miltä sivulta tulet ja millä vierailet, selailun ajankohdan, selaimesi tai sovelluksen tyypin ja muita vastaavia tietoja.
Evästeiden käyttöä voit säädellä esimerkiksi selaimien hallintotoiminnoista. Lisätietoja evästeistä on kunkin selaimen tietosuoja- tai ohjedokumentaatiossa. Tietyt palveluiden ominaisuudet määräytyvät evästeiden mukaan, joten evästeiden estäminen ja poistaminen (selain ja muut valinnat) saattavat vaikuttaa heikentävästi kyseisen verkko- tai mobiiliapplikaatiopalvelun toiminnallisuuteen ja käyttökokemukseen.
8. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Käsiteltävät henkilötiedot sijaitsevat WiseNetwork Oy:n ylläpitämässä järjestelmässä. Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt Oulun yliopistossa ja WiseNetwork Oy:ssa, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Rekisterinpitäjä käsittelee tietojasi vain asiakassuhteeseen liittyvinä, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. Palvelun tuottaja WiseNetwork Oy voi käyttää palvelun käytöstä syntyviä anonyymejä tietoja oman liiketoimintansa kehittämiseen ja markkinointiin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä tavalla.
9. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle.
10. Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi tuntemistietojasi säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään pääsääntöisesti kuusi kuukautta tietojen keräämisestä. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.
Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden.
11. Miten henkilötietosi suojataan?
Suojaamme henkilötietosi erittäin huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa ennakoiva ja reaktiivinen riskienhallinta, palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, turvallisuussuunnittelu, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen varmistaminen koulutuksilla ja arvioinneilla sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme asianmukaisesti.
12. Sinun oikeutesi asiakkaanamme
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö sports@oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet. Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
13. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.
Päivitetty 23.8.2022.